Data(기초자료)와 Information(정보)에 대한 이해와 실무에서의 활용

우리는 일상생활은 물론이고 회사의 업무를 하는 과정에서 OA(Office Automation)라고 하는 소프트웨어를 매일 사용한다.

그 중 가장 보편적인 것이 바로 Word, Excel, Powerpoint, Access, Outlook 등으로 구성되어 있는 MS Office 군의 제품들일 것이다.

 

100% 만족스럽지는 않지만, 그래도 일을 처리하는데 있어서는 이만큼 유용한 도구들도 없어 보인다.

그런데, 우리는 과연 이 도구들을 얼마나 잘 다루고, 이들이 가지고 있는 기능 중에서 어느 정도 수준(?)까지 활용을 하고 있을까??

 

내 경험상으로는 아마도 대부분이 30~40% 수준대에 머물러 있지 않을까 싶다.

 

 

그냥 문서를 작성하는 정도가 대부분이니 말이다. 심지어 어떤 이들은 Spread Sheet인 Excel을 Word처럼 문서 작업을 하는 용도로 사용을 한다. 물론 결과물에서는 큰 차이는 없겠지만... '우도할계(牛刀割鷄)'라는 말처럼 닭 잡는데 소 잡는 칼을 드는 격으로 어울리지 않는 부분이 있다.

 

 
그런데, 이렇게 사람들의 OA 활용도가 떨어지는 주요 이유로는 첫번째로 Data와 Information에 대한 기본적인 개념이 정립되어 있지 않다는 것과, 두번째로는 해당 기능을 접해 본 적이 없는 것에서 기인하는 것 같다.

 

이번 포스트를 계기로 OA에 관한 내용을 다루게 될 지는 모르겠지만... 위 두가지 내용과 관련해서 한번은 정리해 두고 싶었던 터라... 이렇게 몇 자 적어 본다.

 

 

[Data와 Information에 대한 개념 정리]

 

나는 전문적인 강사나 교육자가 아니라 실무적으로 OA를 사용해 온 경험자로서, 일반인(?)들의 용어와 표현을 빌어 설명해 보려고 한다.

 

Data와 Information을 먹는 것으로 비유해서 말하자면...

 

Data란...  음식의 재료요,

Information이란... 그 재료들을 조리하거나 가공해서 만드는 요리라고 할 수 있을 것 같다.

 

음식재료 중에는 조리를 하지 않고 날 것 그대로 먹을 수 있는 것도 있기 때문에 data 자체로도 의미는 있으나, 조리와 가공을 통해서 만드는 요리가 좀 더 우리가 원하는 먹거리에 가까울 것이고, 부가가치가 있는 결과물일 것이다.

 

 

실무에서 예를 들자면, 개개의 수익과 지출의 대한 자료가 Data 라면, 그 데이터를 통하여 나오는 재무제표가 Information이라고 할 수 있다. 영업의 경우라면 거래처별 일일 매출 입력 자료가 Data이고, 월별 매출 현황이나 제품별 매출 변동표 등이 Information이라고 하겠다.

 

 

Information은 우리가 알고자 하는 내용이나 판단 또는 의사결정을 하는데 있어서 참고 내지는 근거가 될 수 있다.

반면, Data는 그것 자체가 의미가 없는 것은 아니나 날 것 그대로를 사용하기에는 너무나 방대하고 정돈되어 있지 않다. 

 

 

[Information을 얻기 위한 Data의 축적과 관리]

OA활용의 기본은 반복적이고 단순한 작업을 가능한 자동화해서 소요시간을 줄이는 것이다.

한번 입력한 Data를 가지고 다양하게 활용을 하도록 해야지 매번 다른 결과물을 얻기 위해서 똑같은 Data를 따로 따로 입력하는 일을 해서는 곤란하다.

그런데, 자동화를 하기 위해서는 초기에 투자(시간, 비용)가 필요하다. 예를 들어 Excel이나 Access에서 일정 데이터를 입력하면 자동 계산을 하여 원하는 결과물을 보여주도록 하려면 함수나 쿼리(Query)를 적용해야 하고... 오류 없이 정확한 결과물을 얻기 위해서는 충분한 테스트와 검증도 필요하다. 

 

따라서, 먼저 자동화를 할 대상인지와 자동화를 하기 위한 투자가 가능한 지를 먼저 고려해야 한다.

 

 

그리고 이렇게 우리가 원하는 Information을 얻기 위하여 축적하고 관리하는 Data를 다룸에 있어서 간과해서는 안 될 주의사항이 있는데... 그것은 바로 기초자료인 Data를 함부로 수정해서는 안 된다는 것이다.

 

예를 들어서, 영업부서에서 어떤 업체에 대한 매출 품목 자료 중 일부를 임의로 고쳤다고 해 보자... 그러면, 단지 해당 영업부서의 자료만 영향을 받는 것이 아니라... 세금계산서 발행, 부가세 신고, 매출 합계 등 해당 data를 가공하여 만들어지는 결과물 모두가 영향을 받게 된다.

그래서, 일반적으로 마감을 한 후에는 원본 data의 수정을 금하는 것이다.

 

 

 

[맺는 말]

 

처음 엑셀에서 쿼리를 이용해서 서로 다른 테이블을 연결하는 것을 알게 되고 놀라워 했던 적이 있는데, 나중에 Access를 통해서 그와 같은 Query가 얼마나 쉽게 구현되는지를 보고서 하늘 위에 더 높은 하늘이 있음을 알았던 적이 있다.

 

그 만큼 우리가 조금만 관심을 가지고 노력을 보태면, 평상시에 매일 만지는 OA만 가지고도 훨씬 쉽고 빠르게 일처리를 할 수 있다.

요즘은 ERP도 보편화 되어 있어서 그와 같은 수요 자체가 많이 줄었을 지도 모르지만... 우리가 일상 생활을 함에 있어서 어쩌면 충분할 지도 모르는 사칙연산만 공부하는 것이 아니라, 더 복잡한 수학을 배우는 이유처럼 Data와 Information에 대한 기본적인 개념을 가지고 있으면... 당면한 문제를 풀어나가는데 있어서 상황을 파악하고 논리를 세워나가는데 많은 도움이 될 것이다.